Planificar o cómo conciliar la satisfacción de los clientes con la realidad de la industria del sector de la chapa

Las empresas, muy especialmente las del sector de la chapa, están sometidas a las presiones de los plazos de fabricación que afectan de manera indirecta a todos los departamentos de la empresa: comerciales, encargados de presupuestación o responsables de negocio, producción, contabilidad, etc.

Sin embargo, la planificación sigue siendo el talón de Aquiles de muchas empresas, incluso las que cuentan con sistemas GPAO y ERP.

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Con demasiada frecuencia los sistemas de planificación son muy rígidos y herramientas como Excel o una simple tabla son insuficientes para gestionar el flujo de producción.
En efecto, un planning rígido no es capaz de evolucionar en tiempo real ni de adaptarse a los imprevistos, como a su vez ocurre con una avería de una máquina o la llegada de un pedido urgente.
Aparte de las consecuencias internas para la empresa en los procesos y el flujo de producción, los problemas de planificación afectan directamente a la satisfacción de los clientes reales o potenciales: retrasos de entrega, falta de visibilidad, anuncio de un plazo demasiado ajustado en el momento del presupuesto, etc. Por esta razón, algunas empresas pierden clientes, dado que no pueden responder con seguridad y precisión a un planning ajustado de entregas. Y finalmente han de competir con otros subcontratistas, mejor organizados y capaces de ajustarse al intervalo de horario de entrega que acuerdan con sus clientes.

Ante esta situación, ¿cómo planificar las distintas operaciones de producción de forma que se respeten los plazos? ¿Cómo proponer plazos de producción realistas para poder captar nuevos clientes? ¿Cómo compartir la información de producción y ponerla a disposición de todos en la empresa, incluyendo los clientes?

Para la redacción de este artículo, Metal-Interface se ha inspirado en la experiencia de Fouad Benayad, director comercial de la empresa Lantek.
 

El objetivo es tener una visión exacta de la producción en el momento clave, de manera que se pueda reajustar la planificación en tiempo real. Así, cada imprevisto se afronta de inmediato para minimizar su impacto en los plazos y en la carga de cada puesto de producción. Y Fouad Benayad añade que «esta idea de la planificación permite además maximizar la tasa diaria de uso de máquinas».

La planificación es una estimación teórica. Tiene en cuenta los datos conocidos en el momento y se puede reajustar en función de los nuevos acontecimientos. Lo delicado es el reajuste pues es necesario tener la capacidad de recopilar y de gestionar después un gran flujo de información. Por ejemplo, «el operario puede tener un problema en el momento del corte o al plegar las piezas, lo que supone un mayor tiempo de producción. En este caso, el sistema de planificación no solo debe reajustar el planning de producción, sino que debe también tener en cuenta los tiempos de producción para las futuras OF de la misma pieza.»

Así, gestionar la planificación implica dominar previamente el flujo de información y los acontecimientos, guardarlos y después analizarlos, por ejemplo:

• medir y registrar los tiempos de producción de los distintos puestos: corte, soldadura, plegado, etc.
• comparar los tiempos de producción de una pieza o de una OF con lo previsto,
• controlar el stock, especialmente los distintas variedades de chapa, grosor y formato,
• Trazabilidad, si los datos incluyen cada área de producción y todos los sistemas de la empresa están conectados, la planificación es mucho más sencilla y la automatización de los procesos es posible.
• Digitalización para capturar la carga de trabajo, eficiencia y capacidad real de cada línea.
   

Desde siempre la relación entre el ordenante y su subcontratista de chapa se ha basado en la confianza y en la idea de servicio. En efecto, un cliente satisfecho suele recurrir al mismo proveedor o socio.
Hoy, los compradores no dudan en consultar otras opciones, sobre todo para nuevos proyectos. Los plazos de producción que se ofrecen al cliente son por tanto un aspecto diferenciador, que puede incluso compensar un precio más elevado.

A título de ejemplo, Fouad Benayad cita las palabras de un empresario de del sector de la chapa «algunos clientes nos dicen que habrían elegido nuestra oferta si les hubiéramos entregado el presupuesto 24 horas antes o si hubiéramos sido capaces de proponer un plazo más corto para la producción de las piezas. ¡El precio es a veces secundario!»  

Así, para los subcontratistas de la chapa, mecanosoldadura y calderería, la captación de nuevos clientes pasa por prestar una atención especial a 3 aspectos:

• la entrega de un presupuesto en un plazo corto,
• el cálculo exacto de costos,
• y una propuesta de plazo ajustado.

Para responder a estos problemas, el subcontratista puede ayudarse de software de creación de presupuestos, pero también debe estar en condiciones de gestionar una planificación adaptada a la realidad.
Así, el encargado del presupuesto y el comercial están en condiciones de entregar a su cliente un presupuesto preciso, que no se base en «impresiones» sino en el análisis de varios datos de la empresa: aumento de producción, tasa de carga de máquinas, stocks, etc.
 

La mayoría de los problemas de planificación que sufren las empresas se deben a una mala comunicación, tanto entre los trabajadores como entre las máquinas y los distintos sistemas informáticos.

La planificación debe estar al servicio de todos, de la empresa y de los clientes para:

• facilitar la información correcta a la persona adecuada en el momento oportuno,
• estar en condiciones de seguir los progresos de una producción para aportar una respuesta precisa al cliente,
• ofrecer herramientas que permitan una flexibilidad de consulta (móvil, tableta, ordenador, control digital de las máquinas, etc.).

Y Fouad Benayad explica: «imaginemos la fabricación de una pieza  en tres etapas: corte, plegado y soldadura. Si el operario del puesto de plegado recibe un aviso cuando termina la etapa de corte precedente o en caso de retraso, ganará tiempo y podrá anticiparse a la siguiente producción.»

Esta reactividad es necesaria para disfrutar de una producción capaz de adaptarse en el transcurso de una misma jornada.

«La planificación en tiempo real agiliza el flujo de comunicación de todo el sistema de información. Desde los operarios que están al pie de la máquina, pasando por la oficina de estudios o incluso los comerciales en el terreno: todos estos profesionales están en condiciones de responder en todo momento y de manera muy precisa sobre el estado del pedido de un cliente. Y en caso de retraso, el subcontratista dispone de información para ofrecer una solución alternativa, como una entrega parcial, por ejemplo. El responsable del taller será advertido inmediatamente de cualquier retraso y podrá reaccionar rápidamente.»
 

Planificar permite organizar la fabricación para producir cada OF en el plazo señalado. Sin replantearse los plazos de manera permanente, según los datos de producción de la empresa, el planning se convierte en un sistema «teórico» cada vez más alejado de lo que pasa realmente en el taller.  
Para evitar este problema, la planificación debe basarse en una gestión eficaz y en tiempo real de los datos de producción. De esta forma se puede lograr un reajuste permanente del planning de producción (reorganización de las OF en caso de retraso, información directa al cliente, pasando por el departamento de ingeniería o incluso los comerciales sobre el terreno, etc.) y estar así acorde con la realidad de la fábrica.

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